索 引 号: 01414892X/2012-00443 信息分类: 其他;管委会办公室文件;通知
发布机构: 工委管委会 发文日期: 2012-11-19
信息名称: 园区管委会办公室关于开展2012年度苏州工业园区立档单位档案工作评价的通知
关 键 词: 文    号: 苏园管办[2012]74号
内容概述: 根据《苏州工业园区档案工作年度评价制度》要求,档案管理中心将于12月上旬开展苏州工业园区立档单位档案工作评价。通知对评价时间、单位、程序等作了明确。

园区管委会办公室关于开展2012年度苏州工业园区立档单位档案工作评价的通知

园区管委会办公室关于开展2012年度

苏州工业园区立档单位档案工作评价的通知

 

各局办、各大公司、各派驻机构、各直属单位、各镇:

为贯彻实施《中华人民共和国档案法》和《苏州市档案条例》,加强园区档案工作的指导、检查、监督工作,根据《苏州工业园区档案工作年度评价制度》的要求,园区档案管理中心计划于12月上旬开展苏州工业园区立档单位档案工作年度评价。请各单位认真对照《苏州工业园区档案工作评价标准》,开展自评,并做好迎接评价的准备工作。现将2012年度档案评价工作具体事项通知如下:

一、评价时间及单位

今年首次开展档案评价工作,以抽评的形式进行,经综合考虑,选择科技发展局等10家单位进行评价。具体列入评价的单位和日程安排见附件4。其他未列入此次抽评的单位应开展自评工作,并于12月底前将评价材料报送给园区档案管理中心,其中局办须报送评价打分表,其他单位须报送评价登记表和打分表。

二、评价标准及材料

年度评价以《苏州工业园区档案工作评价标准》为依据,从组织管理、基础设施建设、业务建设、信息化建设、开发利用和档案安全六个方面开展档案工作综合评价,全面督查被评价单位档案工作的规范化水平。被评价单位需向评价组提供档案工作年度评价登记表2份,自评情况报告、自评打分表各1份。

三、现场评价程序

1.听取单位档案工作年度自评情况报告;

2.评价组现场查看;

3.评价组反馈评价情况。

档案管理中心联系人:曹吉超,电话:66683612

特此通知。

附件:1.《苏州工业园区档案工作评价标准》

2.2012年度档案工作评价登记表》

3.2012年度档案工作评价打分表》

4.2012年度档案工作评价日程安排表》

 

一二年十一月十九日

附件1

苏州工业园区档案工作评价标准(局办)

类别

名称

编号

评价内容

标准分

评分细则

自评分

评价分

组织管理 (36)

1

档案工作管理体制

3

1.明确档案工作责任部门,集中统一管理单位档案工作,3分;

 

 

3

2.明确分管领导,经常过问和检查档案工作,有效解决实际问题,3分;

 

 

2

3.明确档案工作负责人,根据园区档案管理要求开展工作, 2分;

 

 

2

4.明确各处室归档材料管理人员,及时向本单位档案责任部门移交,2分;

 

 

2

5.档案人员积极参加园区档案管理各项培训和网络活动,2分。

 

 

2

档案工作年度工作计划

2

6.年度工作计划中列有档案工作内容,2分;

 

 

2

7.按计划部署、落实,2分。

 

 

3

档案工作制度

2

8.制订文件材料收集、保管、利用、统计等工作制度,2分;

 

 

2

9.制订档案资料管理人员岗位责任制,2分;

 

 

8

10.根据国家档案局8号令要求,制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》并经园区档案管理中心审核,8分;

 

 

5

11.编制科学的档案分类方案,5分;

 

 

3

12.建立收发文登记制度,对收发文进行及时登记,3分。

 

 

业务建设 (64)

4

档案收集工作

3

1.文件字迹材料符合国家规定质量要求,3分;

 

 

3

2.文件材料签署完备、内容准确,3分;

 

 

5

3.文书档案收集齐全、完整,5分;

 

 

5

4.业务档案收集齐全、完整,5分;

 

 

5

5.实物档案收集齐全、完整,5分;

 

 

5

6.电子档案收集齐全、完整,5分。

 

 

5

档案移交工作

10

7.及时向园区档案管理中心移交各门类档案,10分;

 

 

5

8.档案移交手续完备,提供移交文件材料清单,5分。

 

 

6

档案管理系统运用

5

9.充分运用园区虚拟档案室系统,查阅利用档案,5分;

 

 

3

10.做好档案借阅登记工作,保证档案安全、完整,3分。

 

 

7

公开文件报送工作

5

11.按规定向园区档案管理中心报送已公开现行文件,5分。

 

 

8

各类信息报送工作

5

12.年鉴报送及时并符合质量要求,5分;

 

 

5

13.大事记和档案工作信息报送及时并符合质量要求,5分。

 

 

合计

总分

100

 

 

 

注:评价分三个等级:90分以上为优秀,70—90分(不含)为合格,低于70分(不含)为不合格。

年度评价合格必备条件:(1)制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》,(2)完成上一年度档案

资料移交工作。

 

 

苏州工业园区档案工作评价标准(除局办)

类别

名称

编号

标准分

自评分

评价分

组织

管理

(10)

1

档案工作管理体制健全

2

(1)明确成立综合档案工作机构,实现单位各种门类、载体档案的集中统一管理,0.5分;(看相应证明文件)

 

 

(2)明确分管领导,经常过问和检查档案工作,有效解决实际问题,所需经费有保障,0.5分;(看领导分工文件和相应印证材料)

 

 

(3)明确档案人员,经过档案专业岗位培训并取得上岗资格,0.5分;(看相应印证材料)

 

 

档案管理网络健全,能正常开展业务活动,参加园区档案管理网络活动,0.5分。(看文件和相应活动记录材料)

 

 

2

档案工作纳入单位年度工作计划

2

(1)年度工作计划中列有档案工作内容,1分;(看单位年度工作计划或部门计划)

 

 

(2)按计划部署、落实,1分。

 

 

3

制订并落实档案工作制度

6

(1)制订文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等档案工作制度,1分;(缺一项扣0.5分,扣完为止)

 

 

(2)有具体措施或手段保证制度的贯彻和落实,如“三纳入”(档案工作纳入单位领导议事日程,纳入单位规章制度及工作流程,纳入单位有关部门和人员的经济责任制或岗位责任制)、“四参加”(档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设备开箱)等保证档案的完整、准确、系统,1分;(看年度考核目标责任分解等材料)

 

 

(3)根据国家档案局8号令要求,制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》并经园区档案管理中心审核,2分。

 

 

4)编制科学的档案分类方案,2分。

 

 

基础

设施

建设

(13)

4

档案用房

6

有独立的档案库房,4分;

 

 

有专用的办公室、阅档室,2分;

 

 

5

档案装具和档案用品

4

(1)档案装具符合国家标准,1分;

 

 

(2)档案柜架有510年发展的余量,1分;

 

 

(3)各类档案卷皮卷盒的式样符合国家规范,2分。

 

 

6

档案专用设备

3

配备档案管理专用计算机、扫描仪、光盘刻录机、打印机等档案管理设备,缺一项扣1分,扣完为止。

 

 

业务

建设

(32)

7

各类档案收集齐全

14

(1)文书档案按归档范围收集齐全,4分;

 

 

(2)会计档案收集齐全,2分;

 

 

(3)声像档案收集齐全,2分;

 

 

(4)实物档案收集齐全,2分;

 

 

(5)电子档案收集齐全,2分;

 

 

(6)其他专业档案收集齐全,2分。

 

 

8

各类档案归档、整理规范

9

(1)各类档案归档及时,1分;

 

 

(2)各类档案保管期限划分准确,2分;

 

 

(3)归档材料编目编号符合规范,2分;

 

 

(4)归档材料排列系统,装订质量符合要求,2分;

 

 

(5)归档材料装盒,排架规范,2分。

 

 

9

档案鉴定、统计工作

4

(1)对到期档案及时开展鉴定工作,2分;(看鉴定报告)

 

 

(2)按园区档案管理中心要求及时、准确报送档案统计报表,2分。

 

 

10

档案移交工作

3

及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

 

 

11

全宗卷建设

2

(1)全宗卷内容齐全,1分;

 

 

(2)全宗卷整理符合要求,1分。

 

 

信息

化建

(18)

12

档案管理系统

4

政务网用户使用园区虚拟档案室系统,非政务网用户采用符合要求的档案管理软件。

 

 

13

数据库建设

10

(1)完成各类档案的目录输入工作4分;

 

 

(2)完成永久、30年文书、照片及重要业务档案的数字化及链接,6分;

 

 

14

档案数据移交工作

4

未使用虚拟档案室单位7月底前完成向园区档案管理中心的目录数据报送工作。

 

 

开发

利用

(15)

15

信息报送

2

(1)凡列入政务信息公开的单位按规定向园区档案管理中心报送应公开的全部现行文件,1分;

 

 

(2)年鉴、大事记及档案信息报送及时规范,1分。

 

 

16

编制检索工具

3

编制有档案资料检索工具(包括案卷目录、全引目录、归档文件目录等纸质目录)。

 

 

17

档案汇编情况

8

(1)编有全宗指南,并编写当年度归档整理工作小结,2分;

 

 

(2)续编大事记、组织机构沿革、基础数据汇编等编研资料,3分;

 

 

(3)每年有一种三次编研成果,3分。

 

 

18

档案利用情况

2

当年度至少编有4个提供利用效果典型事例,2分。

 

 

档案

安全

(12)

19

档案实体安全

 

8

(1)温湿度达到标准,并有设备使用情况、温湿度记录,1分;

 

 

(2)有定期档案检查记录,并对破损、霉变、褪变档案及时进行修复、复制处理,1分;

 

 

(3)档案防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防霉等“八防”设施齐全,4分(缺一项扣1分,扣完为止);

 

 

(4)档案利用手续完备,有借阅利用登记,1分;

 

 

(5)档案接收、移交手续完备,1分。

 

 

20

档案信息安全

4

(1)完成全部目录和数字档案的备份,备份载体的材质符合要求,1分;

 

 

(2)胶片、磁带、磁盘等磁性载体档案及时进行数字化加工,1分;

 

 

(3)硬盘、光盘等载体的档案信息,按规定,定期进行重新刻录,1分;

 

 

(4) 档案信息化符合《江苏省档案信息化建设安全保密管理办法》的要求,档案数字化工作采取符合规定的安全保密措施,1分。

 

 

合计

总 分

100

 

 

 

注:评价分三个等级:90分以上为优秀,70—90分(不含)为合格,低于70分(不含)为不合格。

年度评价合格必备条件:(1)完成上一年度档案归档工作。(2)有存放档案所必须的设施设备,近两

年内未发生档案安全事故。

 

附件2

 

2012年度档案工作评价登记表

 

单位名称

(盖章)

单位 负责人

 

联系电话

 

详细 地址

 

档案机构人员

综合档案室归口部门

 

上年度文件材料归档情况

文书档案

(件)

分管领导

 

职务

 

 

基建档案

(卷)

部门负责人

 

职务 

 

 

设备仪器

档案

(卷)

档案员

 

专兼职

专职 □  兼职 □

 

会计档案

(卷)

兼职档案人员数

 

声像档案

(卷)

年度检索工具

档案目录 (归档文件目录)

(册)

专门(专业)

档案

(卷)

其他类别档案检索工具

 

实物档案

(件)

是否编制《归档说明》

是 □ 否 □

归档电子

文件目录

(条)

年度编研材料(名称、字数)

 

保管条件

库房面积

m 2

灭火器

去湿机

空调机

档案柜

密集架

计算机

打印机

其他设备

 

档案现代化管理情况

是否应用规范的档案管理软件管理档案

是 □ 否 □

档案管理是否纳入本单位的办公自动化系统

是 □ 否 □

档案目录

输入情况

完成年限

完成数量

年~    年

(条)

上年度归档文件材料全文数字化情况

完成数量

(件)   (页)

室藏档案

全文数字化情况

完成年限

完成数量

   年~   年

(页)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

本单位年

度档案工

作小结及

自评意见

 

 

 

 

 

 

 

 

年  月  日

 

 

 

 

 

 

评价组签名:

年  月  日







 

 

 

 

  (盖章)

年  月  日

备 注

 

 

 

附件3

2012年度档案工作评价打分表

单位名称(盖章):

人: 联系电话:

编号

标准分

扣分

编号

标准分

扣分

1

 

 

 

1

 

 

 

2

 

 

 

2

 

 

 

3

 

 

 

3

 

 

 

4

 

 

 

4

 

 

 

5

 

 

 

5

 

 

 

6

 

 

 

6

 

 

 

7

 

 

 

7

 

 

 

8

 

 

 

8

 

 

 

9

 

 

 

9

 

 

 

10

 

 

 

10

 

 

 

11

 

 

 

11

 

 

 

12

 

 

 

12

 

 

 

13

 

 

 

13

 

 

 

14

 

 

 

14

 

 

 

15

 

 

 

15

 

 

 

16

 

 

 

16

 

 

 

17

 

 

 

17

 

 

 

18

 

 

 

18

 

 

 

19

 

 

 

19

 

 

 

20

 

 

 

20

 

 

 

自评

得分

 

评价

得分

 

 

 

附件4

2012年度档案工作评价日程安排表

 

 

124

(星期二)

上午

9:30-11:00

苏州工业园区科技发展局

下午

14:30-16:00

苏州工业园区国土房产局

125

(星期三)

上午

9:30-11:00

苏州文化博览中心有限公司

下午

14:30-16:00

苏州物流中心有限公司

126

(星期四)

上午

9:30-11:00

中新苏州工业园区置地有限公司

下午

14:30-16:00

苏州工业园区城市管理行政执法大队

1211

(星期二)

上午

9:30-11:00

苏州工业园区公积金管理中心

下午

14:30-16:00

苏州工业园区唯亭镇

1212

(星期三)

上午

9:30-11:00

苏州独墅湖高等教育区公安分局

下午

14:30-16:00

苏州独墅湖科教创新区社区工作委员会