索 引 号: 01414892X/2019-00118 信息分类: 其他;其他;通知
发布机构: 工委管委会 发文日期: 2019-05-13
信息名称: 园区工委管委会办公室关于开展2019年度苏州工业园区立档单位档案工作评价的通知
关 键 词: 文    号: 苏园工办字[2019]55号
内容概述: 园区工委管委会办公室关于开展2019年度苏州工业园区立档单位档案工作评价的通知

园区工委管委会办公室关于开展2019年度苏州工业园区立档单位档案工作评价的通知

 

 

苏州工业园区工委管委会办公室文件

 

 

苏园工办字〔201955

 

 

园区工委管委会办公室关于

开展2019年度苏州工业园区立档单位

档案工作评价的通知

 

各功能区、各部委办局、各派驻机构、各公司、各直属单位、各街道、各社工委

为贯彻实施《中华人民共和国档案法》和《苏州市档案条例》,加强园区档案工作的指导、检查、监督,根据《苏州工业园区档案工作年度评价制度》(苏园管办201268号)的要求,经研究,定于今年9月上旬至11月下旬开展2019年度各立档单位档案工作年度评价,具体由园区档案管理中心负责实施。请各单位认真对照工作标准,切实做好相关工作。具体事项通知如下:

一、评价时间及单位

2019年档案工作评价,以抽评和自评相结合的形式进行。园区所有立档单位均应开展档案工作自评。其中,选择高端制造与国际贸易区管理委员会、市政工程部、大数据管理中心、医疗卫生管理中心、娄葑街道办事处、唯亭街道办事处、恒泰控股集团有限公司等10家单位作为现场抽评单位(详见附件1)。

二、评价标准及材料

年度评价以《2019年度苏州工业园区档案工作评价标准》(详见附件2)为依据,从组织管理、基础业务、信息化建设、开发利用四个方面开展档案工作综合评价,全面督查被评价单位档案工作的规范化水平。

三、评价要求

1. 各单位制定或修订完成本年度本单位的《归档范围和保管期限表》,完成2018年度档案归档整理工作,实现单位各种门类、载体档案的集中统一管理作为本年度评价合格的必备条件。

2. 园区档案管理中心负责抽调相关业务骨干组成园区2019年度档案工作评价组(以下简称评价组),负责对立单位年度档案工作进行评价。

3. 列入抽评名单的单位(以下简称抽评单位由评价组上门组织现场评价工作;未列入抽评名单的单位(以下简称自评单位)应积极开展自我评价。

4. 各立档单位须向评价组提供档案工作年度评价登记表(详见附件32份,档案工作年度自评情况报告、评价打分表(详见附件4)各1份。抽评单位应于指定抽评日期前两个工作日将评价材料报送园区档案管理中心,自评单位于1115日前将评价材料报送园区档案管理中心。所有报送材料需加盖单位公章。

四、现场评价程序

1.听取单位档案工作年度自评情况报告;

2评价组现场查看;

3评价组反馈评价情况。

联系人:王雁,电话:66683669,邮箱:wangyan@sipac.gov.cn

特此通知。

 

附件:12019年度苏州工业园区档案工作评价抽评单位

22019年度苏州工业园区档案工作评价标准

32019年度苏州工业园区档案工作评价登记表

42019年度苏州工业园区档案工作评价打分表

 

苏州工业园区工委管委会办公室

2019年月514

 

 

    (此件公开发布)


附件1

 

2019年度苏州工业园区档案工作评价抽评单位

序号

单位

备注

1

苏州工业园区高端制造与国际贸易区管理委员会

 

2

苏州工业园区市政工程部

 

3

苏州工业园区大数据管理中心

 

4

苏州工业园区建设工程质量安全监督站

 

5

苏州工业园区医疗卫生管理中心

 

6

苏州工业园区娄葑街道办事处

 

7

苏州工业园区唯亭街道办事处

 

8

苏州恒泰控股集团有限公司

 

9

苏州工业园区城市重建有限公司

 

10

苏州独墅湖科教发展有限公司

 

8

 


附件2

2019年度苏州工业园区档案工作评价标准

编号

     

分值

           

 

1

组织管理

20

 

 

1.1

管理职责

3.5

 

 

1.1.1 

组织学习、宣传档案法律法规,增强全员档案意识。

0.5

组织全体人员学习《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》,并开展宣传活动,有事例和记录说明成效,0.5分。

 

1.1.2

档案工作纳入单位年度工作计划。

1

近三年单位年度工作计划中列有档案工作内容,1分。

 

1.1.3 

档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1

1)纳入领导岗位职责,0.5分;

 

2)纳入单位档案员和部门兼职档案人员岗位职责或职位分类说明书中,0.5分。

 

1.1.4 

重视档案工作,保障档案工作所需经费。

1

领导经常过问和检查档案工作,有效解决实际问题,单位档案工作所需经费有保障,1分。

 

1.2

机构人员

6

 

 

1.2.1 

成立综合性的档案工作机构,各种门类、载体档案集中统一管理。

2

1)有文件明确成立综合性的档案工作机构,1分;

 

2)实现了单位各种门类、载体档案的集中统一管理,1分。

 

1.2.2 

建立健全档案管理网络。

1

1)档案管理网络健全,0.5分;

 

2)能正常开展年度文件材料归档等档案业务活动,0.5分。

 

1.2.3 

适应档案工作需要,配备档案工作人员。

3

1)档案人员均具有大专以上文化程度,1分;

 

2)档案人员经过档案专业岗位培训并取得上岗资格,1分;

 

3)档案人员工作认真负责,按时完成各项工作任务,1分;

 

1.3

管理制度

5

 

 

1.3.1 

制订并落实档案工作制度。

3

制订并落实了文件材料收集整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等档案工作制度。

 

1.3.2 

有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

2

有具体措施或手段,如三纳入(档案工作纳入单位领导议事日程,纳入单位规章制度及工作流程,纳入单位有关部门和人员的经济责任制或岗位责任制)、四参加(档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设备开箱)等保证档案的完整、准确、系统。

 

1.4

业务联系

5.5

 

 

1.4.1 

积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1.5

按时完成同级档案行政管理部门布置的工作任务,参加园区档案管理中心组织的各项培训和网络活动,1.5分。

 

1.4.2

对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

4

1)对所属单位档案工作的考核纳入单位的考核文件,并定期组织本系统和所属单位开展档案业务检查、交流活动,一年不少于一次。3.5

 

2)开展对本系统和所属单位档案工作的业务指导,0.5分。

 

2

基础业务

51

 

 

2.1

归档

15

 

 

2.1.1 

制定文件材料归档范围和保管期限表。

4

按照国家档案局第8号令、10号令要求,根据机构调整、职能变化情况适时编制、修订文件材料归档范围和档案保管期限表, 并经园区档案管理中心审查通过。4

 

2.1.2 

应归档文件材料齐全完整。

8

各种门类、载体的应归档文件材料齐全完整。8

 

2.1.3 

文件材料归档及时。

1

各种门类、载体的文件材料按规定及时归档。1

 

2.1.4 

文件材料形成质量符合归档要求。

2

1)文件字迹材料符合国家规定的质量要求,1分;

 

2)文件形成程序规范、签署完备、内容准确,1分。

 

2.2

整理

12

 

 

2.2.1 

制定档案分类方案。

2

分类方案涵盖本单位各种门类、载体的档案,类目设置合理,编号科学,并经园区档案管理中心审查通过。2

 

2.2.2 

档案、资料整理上架。

1

各类档案、资料均已整理上架,无积存零散文件。1

 

2.2.3 

档案整理符合国家有关规范要求。

8

各类档案整理规范,符合国家和行业有关标准。8

 

2.2.4 

档案排列有序。

1

各门类、载体档案排列有序,方法统一。1

 

2.3

保管

16.5

 

 

2.3.1 

档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

1.5

1)设有独立的档案库房,1分;

 

2)工作人员办公室与阅档室分开,0.5分。

 

2.3.2 

档案库房选址得当,有必要的防护措施。

4

1)库房选址得当,便于档案保管和利用,1分;

 

2)配备温、湿度测记仪器设备,温、湿度控制设备,吸尘器,消防设备并正常使用,2分;

 

3)采取了防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防霉等八防措施,1分。

 

2.3.3 

配备符合要求的档案装具。

3

1)有存放全部档案的金属柜架,1分;

 

2)档案柜架有五年的余量,0.5分;

 

3)档案柜架的式样、规格及质量符合国家和省有关规定,0.5分;

 

4)档案卷皮、卷盒的式样、规格、质量符合有关规定,2000年后的档案卷皮、卷盒应为无酸制品,0.5分;

 

5)档案装订材料符合质量要求,0.5分。

 

2.3.4 

全宗卷符合规范要求。

4

建立了符合规范要求的全宗卷,4分。

 

2.3.5 

存放索引或存放示意图清晰、准确。

1

建立了清晰、准确的存放索引或存放示意图,1分。

 

2.3.6 

坚持测记库房温湿度,定期检查档案。

3

1)坚持测记库房温湿度,且温湿度达到标准,1分;

 

2)定期检查档案,有详细的检查记录,并对破损、霉变、褪变档案及时进行修复、复制处理,1分;

 

3)档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象,1分。

 

2.4

鉴定统计

3.5

 

 

2.4.1 

按规定开展档案鉴定工作。

2

1)成立鉴定小组,0.5分;

 

2)按期完成到期档案的鉴定工作,并有鉴定记录,1分;

 

3)销毁手续完备,0.5分。

 

2.4.2 

开展档案收进、移出登记,建立档案统计台帐。

1.5

1)建有收进、移出登记簿并及时进行登记,且签字手续完备,0.5分;

 

2)对各类档案建立了统计台帐,0.5分;

 

3)统计数据准确,0.5分。

 

2.5

移交

4

 

 

2.5.1 

及时移交各门类、载体的档案。

4

1)按规定及时移交各类档案,2分;

 

2)交接手续完备,2分。

3

信息化建设

12

 

 

3.1

管理系统

4

 

 

3.1.1

开展档案管理系统建设。

2

政务网用户使用园区虚拟档案室系统,非政务网用户采用符合要求的档案管理软件,2分;

 

3.1.2

充分应用档案管理系统。

2

园区虚拟档案室系统的各项功能得到充分应用,档案工作各环节运用计算机管理,2分。

 

3.2

数据库

8

 

 

3.2.1

开展档案数据库建设。

8

1)建成室藏全部档案的文件级目录数据库(特殊类型档案可只录入案卷级目录),2分;

2)建立保管期限为永久和30年的纸质档案的全文数据库,建立照片、音频、视频档案多媒体数据库,6分。

 

4

开发利用

17

 

 

4.1

检索

4.5

 

 

4.1.1 

编制全宗指南。

2

1)编有全宗指南1分;

 

2)符合《全宗指南编制规范》要求,1分。

 

4.1.2 

编制档案目录。

2.5

1)文书档案编有案卷目录、全引目录或归档文件目录,1.5分;

 

2)其他门类、载体档案编有档案目录,1分。

 

4.2

利用服务

5.5

 

 

4.2.1 

档案人员熟悉库藏。

0.5

十五分钟内调五份文件,每准确调出一份得0.5分。

 

4.2.2 

建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

2

1)有借阅登记簿,近三年的借阅利用情况填写齐全,1分;

 

2)有利用效果登记簿,近三年的利用效果情况填写齐全,1分。

 

4.2.3 

档案利用服务成效显著。

1.5

1)档案人员接待利用者热情、耐心,0.5分;

 

2)档案工作为本单位及社会有关方面服务取得显著成效,1分。

 

4.2.4

编有档案利用效果典型事例汇编。

1.5

1)每年应至少有两个典型事例,1分;

 

2)向单位领导和各部门分发档案利用效果典型事例汇编,0.5分。

 

4.3

编研

7

 

 

4.3.1

开展档案编研工作。

7

1)编有大事记汇编、组织机构沿革、发文汇集,3分,三种汇编及其质量,各1分(能够实现网上查阅全文的,视同有发文汇集);

 

2)编有基础数据汇编等四种其他适用的编研材料,4分,每种1分。

 

备注:评价分三个等级:90分以上为优秀,70—90分(不含)为合格,低于70分(不含)为不合格

年度评价合格必备条件:(1)完成分类方案、归档范围和保管期限表的编制和审查工作;(2)完成上一年度档案归档整理工作;(3

单位各种门类、载体档案的集中统一管理

 

8

 


附件3

2019年度苏州工业园区档案工作评价登记表

位名称

(盖章)

单位   负责人

 

联系电话

 

详细   地址

 

档案机构人员

综合档案室归口部门

 

上年度文件材料归档情况

文书档案

(件)

分管领导

 

职务

 

基建档案

(卷)

部门负责人

 

职务 

 

设备仪器

档案

(卷)

档案员 

 

专兼职

专职  兼职

会计档案

(卷)

兼职档案人员数

 

专门(专业)

档案

(卷)

年度检索工具

档案目录 (归档文件目录)

(册)

照片档案

(张)

其他类别档案检索工具

 

光盘档案

(张)

是否编制《归档说明》

实物档案

(件)

年度编研材料(名称、字数)

 

保管条件

库房面积

m 2

灭火器

去湿机

空调机

档案柜

密集架

计算机

打印机

其他设备

 

档案现代化管理情况

是否应用规范的档案管理软件管理档案

是否使用园区虚拟档案室系统

档案目录

输入情况

完成年限

完成数量

   年~    

(条)

上年度归档文件材料全文数字化情况

完成数量

(件)            (页)

室藏档案

全文数字化情况

完成年限

完成数量

   年~   

(页)

 

本单位年

度档案工

作小结及

自评意见

 

 

 

 

 

 

 

年  月  日

 

 

 

 

 

 

 

评价组签名

年  月  日







 

 

 

                                    (盖章)

年  月  日

备 注

 

 

 

附件4

2019年度苏州工业园区档案工作评价打分表

单位名称(盖章):

人:                                                                                    联系电话:                时间:

编号

标准分

扣分

编号

标准分

扣分

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

自评

得分

 

评价

得分

 

 

 

苏州工业园区工委管委会办公室    2019514印发

共印:6

9